1. Wie zijn wij?

Aivance is een eenmanszaak met ondernemingsnummer BE 0859.287.960, gevestigd in België. Aivance treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en onze diensten worden verwerkt.

Contactgegevens:
E-mail: info@aivance.be
Website: www.aivance.be

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten of die u zelf aan ons verstrekt:

• Identificatiegegevens: naam, bedrijfsnaam, functie
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer
• Communicatiegegevens: berichten die u via het contactformulier verstuurt
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, bezochte pagina's (via cookies)
• Contractuele gegevens: gegevens in het kader van dienstverleningsovereenkomsten

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Doeleinde	Rechtsgrondslag	Bewaartermijn
Beantwoorden van contactaanvragen	Gerechtvaardigd belang	2 jaar na laatste contact
Uitvoering van dienstverlening	Uitvoering van de overeenkomst	Duur van de samenwerking + 5 jaar
Facturatie en boekhouding	Wettelijke verplichting	7 jaar (fiscaalrechtelijk)
Verbetering van onze website	Gerechtvaardigd belang	Maximum 13 maanden
Verzenden van nieuwsbrief	Toestemming	Tot herroeping van toestemming

4. Delen wij uw gegevens?

Aivance verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij kunnen uw gegevens wel delen met:

• Ons sociaal secretariaat en boekhouder — voor boekhoudkundige en fiscale verplichtingen
• IT-dienstverleners — zoals hostingproviders, e-mailsoftware en CRM-tools — die als verwerker optreden onder een verwerkersovereenkomst
• Overheidsinstanties — enkel indien wettelijk verplicht

Wij gebruiken onder meer volgende tools waarbij uw gegevens kunnen worden verwerkt: Microsoft 365, Make.com, WordPress/Easyhost. Al deze partijen zijn GDPR-compliant en handelen op basis van een verwerkersovereenkomst.

5. Internationale doorgifte

In principe worden uw gegevens niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk is, zorgen wij voor de gepaste waarborgen conform de AVG, zoals standaard contractuele clausules.

6. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij uw bezoek op uw apparaat wordt opgeslagen. Wij gebruiken:

• Functionele cookies — noodzakelijk voor de werking van de website (geen toestemming vereist)
• Analytische cookies — om het gebruik van de website te meten (Google Analytics of vergelijkbaar), enkel na uw toestemming

U kunt cookies weigeren of verwijderen via de instellingen van uw browser. Het weigeren van functionele cookies kan de werking van de website beïnvloeden.

7. Uw rechten

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken
• Recht op rectificatie — u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op wissing — u kunt in bepaalde gevallen vragen uw gegevens te wissen
• Recht op beperking — u kunt de verwerking in bepaalde gevallen laten beperken
• Recht op overdraagbaarheid — u kunt uw gegevens in een leesbaar formaat opvragen
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht op intrekking van toestemming — u kunt een eerder gegeven toestemming op elk moment intrekken

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via info@aivance.be. Wij antwoorden binnen 30 kalenderdagen.

8. Klachten

Indien u van mening bent dat uw gegevens onrechtmatig worden verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel.: +32 2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

9. Wijzigingen

Aivance behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Bij substantiële wijzigingen wordt u hiervan op de hoogte gebracht via de website. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.

---

Artikel 1 — Identificatie

Aivance is een eenmanszaak naar Belgisch recht met ondernemingsnummer BE 0859.287.960, gevestigd in België. Aivance is BTW-plichtig conform de Belgische BTW-wetgeving.

Contactgegevens: info@aivance.be — www.aivance.be

Artikel 2 — Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van Aivance, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. De klant wordt geacht kennis te hebben genomen van en in te stemmen met deze voorwaarden.

Afwijkende voorwaarden van de klant zijn enkel geldig indien Aivance deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

Artikel 3 — Offertes en overeenkomsten

Alle offertes van Aivance zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 kalenderdagen, tenzij anders vermeld. Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de klant de offerte schriftelijk aanvaardt of de dienstverlening aanvangt.

Wijzigingen aan de scope van een opdracht worden schriftelijk vastgelegd en kunnen aanleiding geven tot aanpassing van de prijs en/of doorlooptijd.

Artikel 4 — Prijzen en facturatie

Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. De toepasselijke BTW wordt afzonderlijk vermeld op de factuur conform de geldende Belgische BTW-regelgeving.

Aivance hanteert volgende betalingsmodaliteiten:

• AI-scan: 50% voorschot bij aanvaarding van de offerte, saldo bij oplevering van het rapport
• Implementatiebegeleiding: maandelijkse facturatie of gefaseerd per mijlpaal, zoals overeengekomen in de offerte
• Workshops: 100% voorschot bij bevestiging van de datum

Facturen zijn betaalbaar binnen 15 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd van 10% per jaar, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% op het openstaande bedrag met een minimum van €75.

Artikel 5 — Uitvoering van de diensten

Aivance verbindt zich ertoe de diensten uit te voeren met de nodige zorg en vakmanschap, conform de gemaakte afspraken. Aivance is gehouden door een middelenverbintenis, niet door een resultaatsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

De klant verbindt zich ertoe Aivance tijdig alle informatie, toegangen en medewerking te verlenen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. Vertraging door het uitblijven van deze medewerking kan aanleiding geven tot aanpassing van de doorlooptijd en/of de prijs.

Artikel 6 — Intellectuele eigendom

Alle rapporten, analyses, templates, methodologieën en andere documenten die Aivance in het kader van een opdracht ontwikkelt, blijven eigendom van Aivance, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

Na volledige betaling van de facturen verkrijgt de klant een niet-exclusieve gebruikslicentie voor de in zijn opdracht ontwikkelde deliverables, beperkt tot intern gebruik binnen de eigen organisatie.

De klant mag de door Aivance geleverde documenten niet doorverkopen, publiceren of ter beschikking stellen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Aivance.

Artikel 7 — Vertrouwelijkheid

Beide partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking ontvangen, strikt vertrouwelijk te behandelen en niet te delen met derden, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de andere partij of indien wettelijk verplicht.

Deze vertrouwelijkheidsplicht geldt tijdens de duur van de overeenkomst en gedurende drie jaar na beëindiging ervan.

Artikel 8 — Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Aivance is beperkt tot de rechtstreekse schade die het gevolg is van een bewezen tekortkoming in de uitvoering van de diensten. Aivance is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen.

De totale aansprakelijkheid van Aivance is in elk geval beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht door de klant is betaald, met een maximum van €10.000 per schadegeval.

Aivance is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de klant, of uit beslissingen die de klant neemt op basis van de door Aivance geleverde adviezen.

Artikel 9 — Annulatie en vroegtijdige beëindiging

Bij annulatie van een opdracht door de klant zijn de volgende vergoedingen verschuldigd:

• Annulatie meer dan 14 kalenderdagen voor de geplande startdatum: 25% van het totale opdrachtbedrag
• Annulatie tussen 7 en 14 kalenderdagen voor de startdatum: 50% van het totale opdrachtbedrag
• Annulatie minder dan 7 kalenderdagen voor de startdatum: 100% van het totale opdrachtbedrag

Reeds uitgevoerde werkzaamheden worden in elk geval volledig gefactureerd.

Aivance behoudt zich het recht voor een opdracht te beëindigen of op te schorten bij ernstige tekortkoming van de klant, na schriftelijke ingebrekestelling die gedurende 14 dagen zonder gevolg is gebleven.

Artikel 10 — Verwerking van persoonsgegevens

In het kader van de dienstverlening verwerkt Aivance persoonsgegevens conform het privacybeleid dat beschikbaar is op www.aivance.be/privacybeleid. Indien Aivance in opdracht van de klant persoonsgegevens van derden verwerkt, sluiten beide partijen een verwerkersovereenkomst conform de AVG.

Artikel 11 — Gebruik van AI-tools

In het kader van haar dienstverlening maakt Aivance gebruik van AI-tools en automatiseringsplatformen van derden. Aivance is niet aansprakelijk voor de werking, beschikbaarheid of nauwkeurigheid van deze tools van derden.

De klant is zelf verantwoordelijk voor de finale validatie en het gebruik van door AI gegenereerde inhoud, analyses of beslissingen binnen zijn organisatie. Aivance adviseert steeds om AI-outputs kritisch te evalueren voor gebruik.

Artikel 12 — Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze algemene voorwaarden worden beheerst door het Belgisch recht. Bij geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Aivance bevoegd, tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders voorschrijven.

Partijen verbinden zich ertoe eerst te trachten elk geschil in der minne te regelen alvorens een rechtszaak aan te spannen.

Artikel 13 — Nietigheid

Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden nietig of niet-afdwingbaar zou zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De nietige of niet-afdwingbare bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die zo nauw mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling.

Artikel 14 — Wijzigingen

Aivance behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. De gewijzigde voorwaarden zijn van toepassing op alle nieuwe overeenkomsten die na de publicatiedatum worden aangegaan. Voor lopende overeenkomsten gelden de voorwaarden die van kracht waren op het moment van het sluiten van de overeenkomst.